O aspecto mais desafiador da construção de um orçamento de TI é a transição do exercício anual de “fazer caber” para um planejamento de TI estratégico. Essa operação é mais do que apenas jogar números em uma planilha – requer reflexão e cuidado.
O futuro do negócio, não importa qual seja, depende da tecnologia. E o orçamento de TI deve refletir isso.
Mas como economizar no departamento de TI? Continue a leitura para descobrir.
Como otimizar o orçamento em tecnologia?
A partir do avanço de tecnologias inovadoras causadas pela transformação digital, clientes esperam vivenciar experiências surpreendentes, móveis e baseadas em nuvem. O trabalho remoto, por exemplo, requer conectividade em qualquer lugar.
A análise de dados, inteligência artificial e automação elevam rapidamente as capacidades, eficiências e sucesso dos concorrentes com os clientes, e a maioria das organizações deve encontrar maneiras de otimizar seus colaboradores e processos para que possam fazer mais com menos.
Apesar de uma estimativa de aumento nos orçamentos de TI de 5,1% em média para 2023, o Gartner aponta para uma taxa de inflação global projetada de 6,5%, de acordo com a pesquisa CIO and Technology Executive Survey de 2023, que reuniu dados de 2.203 CIOs em 81 países.
Embora alguns argumentem que, qualquer que seja o orçamento alocado, ele nunca parece grande o suficiente, isso não é realidade. Independentemente de obter um orçamento de TI pequeno ou grande, ao gerenciá-lo bem, os tomadores de decisões de tecnologia podem aplicar os recursos da organização de maneira eficaz para fornecer grandes benefícios comerciais.
Para ajudá-los a fazer isso, aqui estão dicas para aproveitar ao máximo seu orçamento de TI:
1- Basear as decisões no valor da receita
Os líderes de TI devem diferenciar os custos de investimentos se quiserem aproveitar ao máximo o orçamento. Áreas nas quais a empresa aloca recursos para garantir seu funcionamento são categorizados como custos, enquanto que investimentos são aqueles que proporcionam retorno. Aqui entram sistemas, equipamentos e serviços. É preciso ter essa diferenciação clara e, então, reduzir de forma ativa e consciente os custos de longo prazo e aumentar os investimentos.
É claro que fazer essa distinção pode ser desafiador, e é uma habilidade que pode levar tempo para ser desenvolvida. O ideal é tomar decisões orçamentárias com base na receita: qual valor será agregado ao negócio ao investir em uma tecnologia específica? Como se pode substituir o antigo por ferramentas mais novas, que serão ágeis e econômicas?
2- Aproveitar ao máximo as habilidades de negociação
Habilidades de negociação sempre foram importantes para o sucesso das empresas. Para conservar o capital, os líderes de TI terão que apostar cada vez mais nelas.
Por exemplo, quando contratos forem renovados, voltar à mesa e fazer negociações ajudará a cortar custos e tornar a parceria mais competitiva. Outra abordagem de como otimizar o orçamento em tecnologia é assinar contratos duradouros e de longo prazo com os fornecedores. Como os custos são negociados por um período mais longo, é possível negociar melhores descontos.
3- Adquirir apenas o que se usa
Os líderes de tecnologia corporativa estão mudando cada vez mais de aplicações monolíticas para modulares. A primeira não é apenas cara, mas também falha em entregar o valor que promete. Enquanto os CIOs fazem a transição para o modular para otimizar custos de TI, a mudança, se não for bem pensada, pode anular o propósito.
Nesses casos, o discurso de vendas dos sistemas monolíticos defende que o time de TI da empresa pode maximizar o valor de um subconjunto de módulos agora, e o fornecedor pode voltar mais tarde para implementar os outros módulos. Essa abordagem é falha, pois paga-se por ferramentas que não são usadas apenas para obter um desconto no preço e, no processo, bloquear o capital.
4- Avaliar continuamente a infraestrutura e projetos
O software representa uma grande parte do custo da infraestrutura. No processo de como economizar no departamento de TI, os tomadores de decisão devem, portanto, avaliar se há uso ideal do software implantado ou não. No processo é fundamental se perguntar:
- Qual é a estratégia para cada sistema ou serviço utilizado?
- A empresa realmente fez a escolha certa?
- Tudo que é implantado é usado?
Outra questão é que existem vários custos ocultos que podem ser significativamente reduzidos. Um projeto pode ser adiado, fazendo com que se pague taxas extras de consultoria.
Também pode haver valores adicionais devido à lentidão na tomada de decisões, indisponibilidade dos usuários, mudanças frequentes nos requisitos ou até mesmo falta de competência dos membros da equipe, levando a retrabalhos. Quando controladas, essas questões podem otimizar custos de TI, liberando recursos para outros projetos inovadores.
5- Utilizar o outsourcing de TI
Ao otimizar o orçamento de TI, deve-se sempre lembrar que eles podem precisar de mais recursos de TI a qualquer momento, seja devido à expansão do negócio ou projeto de curto prazo. Levará a mais pessoal e mais trabalho, e isso pode fazer com que o orçamento aumente.
Portanto, há muitas maneiras de encontrar equipamento, logística, manutenção ou suporte técnico e concluir o projeto atribuído a tempo.
A contratação de recursos especializados consumirá energia, tempo e se tornará permanente, o que a empresa pode não precisar mais tarde. É por isso que considerar o outsourcing de TI é importante. O modelo não apenas fornecerá profissionais especializados, mas também uma equipe dedicada ao seu projeto.
E o outsourcing trará muitos benefícios. Como a equipe terceirizada é flexível e escalável, pode ser ajustada quando necessário. Vale a pena considerá-lo, pois liberará todos os seus recursos extras que podem ser usados melhor em outro lugar, apenas passando de Capex para Opex.
Quer conhecer mais sobre o outsourcing de TI? Leia o nosso post sobre o assunto!
