Com características diferentes, o CAPEX e o OPEX são siglas para “Capital Expenditure” e “Operational Expenditure”, que são conceitos financeiros e administrativos utilizados na aquisição de ativos de TI para empresas, independente do porte, serviço ou produto. Cada tipo de investimento altera a administração do orçamento, por isso, antes de investir é necessário entender qual é a melhor estratégia possível na compra dos ativos.
Independente da área de atuação, as companhias normalmente investem em ativos para sustentar o seu negócio, como com veículos, estação de trabalho, maquinário, infraestrutura de TI, entre outros. E é justamente nessas aquisições que entram essas duas modalidades diferentes que estamos abordando neste artigo.
A escolha entre as categorias CAPEX ou OPEX determina a maneira da utilização dos recursos, o monitoramento e gestão financeira do negócio, proporcionando uma gestão mais inteligente e econômica, com acréscimo de outros benefícios. As áreas de infraestrutura de TI, onde há uma necessidade mais frequente de atualizações, devem ter uma estratégia de investimentos bem pensada e, por isso, é importante entender o que o mercado oferece e escolher a melhor alternativa para a empresa.
Na administração de ativos de tecnologia, a opção por uma das duas modalidades trará também diferenciações na gestão de tecnologias, como no monitoramento, suporte e na estrutura da equipe destinada ao departamento.
O que difere CAPEX de OPEX?
O CAPEX, no universo da tecnologia, indica a quantidade de recursos financeiros destinada à compra de bens de capital, como para infraestruturas físicas de TI (hardwares, softwares, impressoras, computadores, entre outros), das companhias. Já o OPEX se trata do montante de recursos financeiros que as empresas usam na atividade dos seus bens de capital, como: os serviços de manutenção de computadores e de outsourcing de TI.
Tanto a locação como a terceirização de TI se enquadram na categoria OPEX, pois não só utilizam uma infraestrutura tecnológica alugada, mas também repassam os processos de diagnóstico, desenvolvimento e implementação de sistemas para um fornecedor de outsourcing. Com isso, há uma diminuição das despesas com CAPEX, que inclui o uso e desgaste dos equipamentos próprios, manutenção, depreciação, gerenciamento e até o seu descarte, permitindo o uso dos recursos financeiros economizados em outros departamentos ou projetos da organização.
Por isso, o outsourcing de TI se mostra uma opção mais vantajosa do que a compra tradicional, pois a empresa contrata não apenas os ativos tecnológicos, mas também um conjunto de serviços para manutenção, suporte, troca de equipamentos e aparelhos formatados, com segurança e com o benefício de poder contar com a experiência da equipe do fornecedor. Por ser extremamente vantajoso, esse mercado está em expansão e tem sido muito requisitado por companhias de diferentes segmentos.
A aquisição de tecnologia por CAPEX paralisa a infraestrutura de TI, já por OPEX, há a vantagem de contratar apenas o necessário naquele momento, com escalabilidade e a facilidade de acompanhar os avanços tecnológicos. Afinal, manter-se atualizado em todo aparelhamento tecnológico é muito importante para os desenvolvimentos das empresas que estão focadas em expansão, mais vendas e lucros. Por isso, é mais vantajoso locar a infraestrutura de TI, proporcionando a redução das despesas com aquisição e aumentando significativamente o ROI (Retorno Sobre o Investimento) do sistema.
Qual é a diferença entre CAPEX e OPEX em TI?
Em TI, o CAPEX é o gasto com a compra do ativo que fica no patrimônio da empresa, como notebooks, servidores e licenças perpétuas. O OPEX é o gasto recorrente para manter esse ambiente funcionando ou para usá-lo sem comprá-lo, como locação de equipamentos, assinaturas de software, suporte técnico e serviços de outsourcing.
A diferença prática aparece em três frentes. A primeira é a propriedade: no CAPEX o equipamento é da empresa e envelhece com ela, no OPEX o equipamento é do fornecedor e volta para ele ao fim do contrato. A segunda é o caixa: o CAPEX concentra um desembolso grande no início, enquanto o OPEX distribui o custo em parcelas mensais previsíveis. A terceira é o risco de obsolescência, que no modelo CAPEX fica com a empresa e no modelo OPEX fica com o fornecedor, que tem a obrigação contratual de substituir o parque quando ele deixa de atender.
CAPEX e OPEX na prática: exemplos de classificação em TI
A dúvida mais comum de quem monta o orçamento de tecnologia não é conceitual, é de classificação. A tabela abaixo reúne os itens que mais aparecem em um ambiente corporativo.
| Gasto de TI | Classificação | Por quê |
|---|---|---|
| Compra de notebooks e desktops | CAPEX | Ativo próprio, entra no imobilizado e é depreciado |
| Locação de notebooks e desktops | OPEX | Serviço contratado por prazo determinado |
| Servidor físico adquirido | CAPEX | Bem de capital com vida útil plurianual |
| Nuvem cobrada por consumo | OPEX | Despesa operacional do período |
| Licença perpétua de software | CAPEX | Ativo intangível com vida útil definida |
| Assinatura de software (SaaS) | OPEX | Pagamento recorrente pelo direito de uso |
| Obra e adequação de data center | CAPEX | Benfeitoria incorporada ao imobilizado |
| Link de internet e energia | OPEX | Custo contínuo de operação |
| Contrato de suporte e manutenção | OPEX | Serviço consumido ao longo do contrato |
| Outsourcing de infraestrutura de TI | OPEX | Serviço completo, sem aquisição de ativo |
Uma regra prática resolve a maioria dos casos: se o gasto cria ou aumenta um bem que continuará com a empresa por mais de um ano, é CAPEX. Se apenas mantém a operação rodando no período, é OPEX. Nos casos de fronteira, como um upgrade de memória em um servidor existente, o critério contábil é se o investimento aumenta a vida útil ou a capacidade do ativo. Se aumentar, capitaliza. Se apenas repuser a condição original, é despesa.
Reunimos mais casos comentados e um modelo de classificação no artigo CAPEX e OPEX na prática.
O CAPEX entra no DRE?
Não no momento da compra. O CAPEX é registrado no ativo imobilizado, dentro do balanço patrimonial, e só chega à Demonstração do Resultado do Exercício aos poucos, na forma de despesa de depreciação ao longo da vida útil do bem. O OPEX, por outro lado, entra integralmente no DRE do período em que é consumido, como despesa operacional.
Essa diferença muda a leitura dos indicadores da empresa. Um parque comprado com CAPEX pressiona o caixa no ano da aquisição, mas dilui o impacto no resultado por vários exercícios. Um parque contratado em OPEX preserva o caixa e aparece inteiro no resultado de cada período, o que torna o custo de TI mais visível e mais fácil de comparar mês a mês. Para o gestor de TI, significa que a renovação do parque deixa de depender da aprovação de um investimento pontual e passa a fazer parte do orçamento corrente.
Como decidir entre CAPEX e OPEX na infraestrutura de TI
Não existe modelo universalmente melhor. Existe o modelo que combina com o ciclo de renovação, com a previsibilidade de caixa e com o tamanho da equipe interna de cada empresa. Cinco critérios costumam resolver a decisão:
- Ciclo de renovação do equipamento. Quanto mais curto o ciclo, mais o OPEX faz sentido. Estações de trabalho, que envelhecem em três ou quatro anos, são o caso clássico.
- Previsibilidade de caixa. Empresas em expansão ou com sazonalidade forte tendem a preferir a mensalidade fixa do OPEX ao desembolso concentrado do CAPEX.
- Escalabilidade. Se o número de colaboradores oscila, o modelo de locação permite ajustar o parque para cima e para baixo sem carregar equipamento ocioso.
- Capacidade da equipe interna. Quando o time de TI é enxuto, o contrato de outsourcing entrega suporte, troca e gestão junto do equipamento, e libera a equipe para projetos de negócio.
- Tratamento contábil desejado. Vale sentar com a área financeira antes de decidir, porque a classificação afeta indicadores, base de depreciação e planejamento tributário.
Na prática, a maioria das empresas trabalha com os dois modelos ao mesmo tempo. Mantém em CAPEX o que é estratégico e de vida longa, e migra para OPEX o que se renova rápido, como o parque de usuário final. Esse é o raciocínio que sustenta modelos como o Device as a Service e a locação de notebooks e computadores, e é também um dos caminhos mais diretos de redução de custos na área de tecnologia.
Como escolher um parceiro de outsourcing de TI?
Lembre-se de que o fornecedor de TI é um parceiro de negócio da sua empresa. Por isso, precisa ser confiável, experiente e disposto a contribuir com o desenvolvimento da companhia. Garanta que seja uma empresa que assegure a segurança das informações e, além disso, ofereça uma infraestrutura inovadora e atualizada.
A Arklok é uma das principais empresas de full outsourcing de infraestrutura de TI do Brasil, detém 30% do Market Share do segmento por entregas ágeis e melhor SLA, e oferece solução no modelo OPEX que entrega todos os aparelhamentos tecnológicos, suporte e gerenciamento necessários para a infraestrutura de TI da sua empresa.
Para entender qual combinação de CAPEX e OPEX faz sentido para o seu parque, fale com o time da Arklok e solicite uma proposta.
Perguntas frequentes
CAPEX é a sigla de “Capital Expenditure”, ou despesa de capital. É o recurso que a empresa aplica na compra de bens de capital que permanecem no patrimônio por mais de um ano, como servidores, notebooks, máquinas e obras. Em TI, é o modelo da compra tradicional de equipamento.
OPEX é a sigla de “Operational Expenditure”, ou despesa operacional. Reúne os gastos recorrentes necessários para manter a operação funcionando, como locação de equipamentos, assinaturas de software, energia, links de internet, suporte técnico e serviços de outsourcing de TI.
A principal diferença está na propriedade do ativo e no momento do desembolso. No CAPEX a empresa compra o bem, assume a depreciação e o risco de obsolescência. No OPEX a empresa paga pelo uso, mantém o custo diluído em parcelas e transfere ao fornecedor a responsabilidade pela atualização do parque.
É OPEX. A locação não gera aquisição de ativo, e sim um serviço contratado por prazo determinado, registrado como despesa operacional do período em que é consumido.
Não no momento da compra. O CAPEX vai para o ativo imobilizado no balanço patrimonial e chega ao DRE de forma gradual, como despesa de depreciação ao longo da vida útil do bem. O OPEX entra integralmente no DRE do período.
Sim, e é o cenário mais comum nas empresas. A prática usual é manter em CAPEX os ativos estratégicos de vida longa e migrar para OPEX o que se renova rápido, como o parque de usuário final, o que preserva caixa sem abrir mão de tecnologia atualizada.
